Chi phí phòng họp không giấy là bao nhiêu?

Khi xu hướng chuyển đổi số lan tỏa mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu và triển khai mô hình phòng họp không giấy. Tuy nhiên, câu hỏi được quan tâm nhiều nhất vẫn là: chi phí phòng họp không giấy là bao nhiêu và cần đầu tư những hạng mục nào để đạt hiệu quả lâu dài?
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ cấu trúc chi phí, cách tối ưu đầu tư và gợi ý các gói giải pháp thực tế đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Tổng quan về chi phí phòng họp không giấy

Phòng họp không giấy (paperless meeting room) là không gian họp ứng dụng công nghệ để thay thế hoàn toàn giấy tờ truyền thống bằng tài liệu số hóa, thiết bị hiển thị, phần mềm quản lý và hệ thống lưu trữ bảo mật.

Chi phí đầu tư cho một phòng họp không giấy không có mức cố định, vì còn phụ thuộc vào:

• Quy mô phòng họp (số người tham dự, diện tích)

• Mức độ tự động hóa mong muốn

• Thiết bị phần cứng và phần mềm tích hợp

• Đơn vị cung cấp và dịch vụ bảo trì

Theo thống kê từ Kamnex – đơn vị chuyên cung cấp giải pháp hội nghị thông minh, một hệ thống phòng họp không giấy cơ bản có thể dao động từ 60–150 triệu đồng, trong khi hệ thống cao cấp tích hợp AI, màn hình tương tác, quản lý đa phòng họp có thể lên đến 300–500 triệu đồng.

Các yếu tố cấu thành chi phí phòng họp không giấy

1. Chi phí thiết bị hiển thị và trình chiếu

Đây là hạng mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí.
Tùy nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể chọn:

• Màn hình tương tác thông minh (từ 55” – 86”): 25–80 triệu đồng.

• Máy chiếu hoặc màn LED: 15–60 triệu đồng tùy chất lượng hiển thị.

• Tablet hoặc laptop cho người tham dự: 5–15 triệu/thiết bị.

Các thiết bị này giúp người dùng xem tài liệu, ghi chú, ký duyệt điện tử và chia sẻ nội dung ngay trong buổi họp – loại bỏ hoàn toàn giấy tờ in ấn.

2. Chi phí âm thanh – hình ảnh hội nghị

Một phòng họp không giấy không thể thiếu hệ thống hội nghị trực tuyến đồng bộ, gồm:

• Camera hội nghị chuyên dụng (Minrray, Kamnex, Logitech…): 10–30 triệu đồng.

• Micro cổ ngỗng, micro không dây: 5–15 triệu đồng/bộ.

• Loa hội nghị và bộ xử lý âm thanh (DSP): 10–20 triệu đồng.

Giải pháp của Kamnex nổi bật nhờ khả năng tích hợp cả âm thanh và video trong một giao diện điều khiển duy nhất, giúp vận hành dễ dàng và tiết kiệm chi phí nhân lực kỹ thuật.

3. Chi phí phần mềm quản lý phòng họp

Phần mềm là “trái tim” của phòng họp không giấy, chịu trách nhiệm quản lý:

• Lịch họp, mời họp, chia sẻ tài liệu điện tử

• Ghi chú, trình chiếu, ký duyệt biên bản

• Lưu trữ, phân quyền, tìm kiếm nhanh

Các giải pháp phổ biến hiện nay gồm:

• Phần mềm của Kamnex (theo mô hình bản quyền trọn đời hoặc thuê bao năm)

• Microsoft Teams, Zoom Meeting, Google Workspace tích hợp hệ thống nội bộ

Chi phí phần mềm dao động:

• 10–30 triệu đồng (trọn gói vĩnh viễn)

• hoặc 300.000–1.000.000đ/tháng/người dùng (theo mô hình SaaS).

Xem thêm: Phòng họp không giấy và văn hóa làm việc xanh trong doanh nghiệp

4. Chi phí hạ tầng và lắp đặt

Bao gồm:

• Hệ thống mạng LAN/Wi-Fi ổn định, tốc độ cao

• Cáp HDMI, USB, thiết bị chia tín hiệu

• Lắp đặt, cân chỉnh âm thanh – hình ảnh

• Đào tạo sử dụng, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật

Chi phí hạ tầng thường chiếm 10–20% tổng đầu tư ban đầu, tùy vào tình trạng cơ sở vật chất hiện có.

5. Chi phí bảo trì, nâng cấp định kỳ

Sau khi lắp đặt, doanh nghiệp cần tính thêm chi phí duy trì:

• Gia hạn phần mềm

• Kiểm tra, cập nhật thiết bị định kỳ

• Hỗ trợ kỹ thuật, thay thế linh kiện

Trung bình, chi phí bảo trì hàng năm khoảng 5–10% giá trị hệ thống.
Kamnex thường cung cấp gói “Bảo hành vàng” – hỗ trợ tận nơi, nâng cấp phần mềm miễn phí trong 12 tháng đầu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể.

Bảng tổng hợp chi phí tham khảo

Tổng chi phí phòng họp không giấy:

• Gói cơ bản: ~60–150 triệu đồng

• Gói nâng cao: ~200–500 triệu đồng

Cách tối ưu chi phí phòng họp không giấy

Ưu tiên hệ thống tích hợp đồng bộ

Thay vì mua lẻ từng thiết bị, nên chọn giải pháp trọn gói từ nhà cung cấp uy tín như Kamnex để giảm rủi ro xung đột thiết bị và tiết kiệm tới 15–20% chi phí.

Tận dụng thiết bị sẵn có

Nếu doanh nghiệp đã có sẵn màn hình trình chiếu, máy chiếu hoặc camera họp, chỉ cần nâng cấp phần mềm và hạ tầng là có thể chuyển đổi sang mô hình không giấy.

Sử dụng phần mềm bản quyền linh hoạt

Kamnex và nhiều đơn vị hiện nay cung cấp mô hình thuê bao linh hoạt (SaaS) theo tháng/năm, giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu và dễ mở rộng quy mô khi cần.

Lên kế hoạch bảo trì định kỳ

Chi phí phát sinh thường đến từ việc thay thế linh kiện muộn hoặc không kiểm tra định kỳ. Việc bảo dưỡng đúng chu kỳ giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị và giảm chi phí dài hạn.

Những sai lầm khiến chi phí phòng họp không giấy bị “đội lên”

• Không khảo sát kỹ nhu cầu: chọn hệ thống quá phức tạp hoặc quá nhỏ so với thực tế.

• Mua thiết bị không đồng bộ: dẫn đến lỗi kết nối, phải thay mới.

• Thiếu đào tạo người dùng: hệ thống có nhưng không khai thác hết công năng.

• Không dự trù chi phí bảo trì, nâng cấp: khiến tổng chi phí thực tế cao hơn dự kiến 20–30%.

Lợi ích lâu dài khi đầu tư phòng họp không giấy

• Tiết kiệm 30–50% chi phí in ấn và quản lý tài liệu mỗi năm.

• Giảm 70% thời gian chuẩn bị và tổng hợp biên bản họp.

• Tăng khả năng bảo mật thông tin và tính chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác.

• Góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp hiện đại, xanh và chuyển đổi số toàn diện.

Xu hướng đầu tư phòng họp không giấy tại Việt Nam

Theo khảo sát năm 2025, hơn 60% doanh nghiệp trong lĩnh vực bất động sản và giáo dục đã bắt đầu ứng dụng phòng họp không giấy. Xu hướng sắp tới là:

• Tích hợp AI ghi biên bản họp tự động

• Hệ thống điều khiển bằng giọng nói hoặc cảm ứng thông minh

• Phân tích dữ liệu họp để đưa ra báo cáo ra quyết định nhanh hơn

Kamnex hiện là đơn vị tiên phong tại Việt Nam cung cấp giải pháp hội nghị thông minh tích hợp toàn diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đón đầu xu hướng chuyển đổi số.

Kết luận

Chi phí phòng họp không giấy không chỉ là khoản đầu tư công nghệ – mà là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hình ảnh thương hiệu.
Tùy ngân sách và nhu cầu, bạn có thể chọn giải pháp cơ bản hoặc mở rộng, nhưng điều quan trọng là chọn đối tác triển khai uy tín, đồng hành lâu dài để tối ưu hiệu quả đầu tư. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm hiểu chi phí phòng họp không giấy hoặc muốn được tư vấn giải pháp phù hợp, hãy liên hệ Kamnex để nhận báo giá chi tiết và demo thực tế.
Kamnex – Giải pháp hội nghị thông minh, tiết kiệm và bền vững cho tương lai doanh nghiệp.

• Hotline: 0969.57.6161

• Zalo trực tiếp: Chat ngay qua Zalo

• Zalo OA: Kết nối với Kamnex trên Zalo OA