Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp mở rộng hoạt động với nhiều chi nhánh, nhu cầu tổ chức các cuộc họp trực tuyến ngày càng trở nên cần thiết. Hình thức họp này giúp cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng và tối ưu chi phí di chuyển. Tuy nhiên, không ít tổ chức vẫn chưa biết cách thiết lập phòng họp trực tuyến sao cho đảm bảo chất lượng cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho bạn những bước setup phòng họp trực tuyến và lưu ý quan trọng.
Mục lục
1. Phòng họp trực tuyến là gì?
Họp trực tuyến là hình thức trao đổi công việc thông qua các thiết bị kết nối internet như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc điện thoại VoIP. Một số phần mềm phổ biến hỗ trợ họp trực tuyến hiện nay gồm có Zoom Meeting, Skype, Google Meet,…
Từ đó, phòng họp trực tuyến được hiểu là không gian được trang bị đầy đủ thiết bị chuyên dụng để phục vụ cho các cuộc họp từ xa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Việc áp dụng hình thức họp trực tuyến giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp và báo cáo kết quả kinh doanh một cách nhanh chóng, từ đó đưa ra các chiến lược phát triển phù hợp và hiệu quả hơn.
2. Cách setup phòng họp trực tuyến
Việc lập kế hoạch setup phòng họp trực tuyến đóng vai trò quan trọng, giúp tối ưu hóa cả thời gian và chi phí triển khai.
Bước 1: Xác định số lượng điểm cần kết nối
Hiện nay có hai mô hình phổ biến:
- Site to site: kết nối giữa hai địa điểm
- Multisites: kết nối từ ba điểm trở lên
Tùy theo quy mô và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp để lựa chọn mô hình kết nối phù hợp.
Bước 2: Ước tính chi phí lắp đặt
Chi phí thiết lập hệ thống phòng họp trực tuyến phụ thuộc vào:
- Số lượng điểm cầu kết nối, từ đó ảnh hưởng đến việc lựa chọn thiết bị tương thích
- Thương hiệu và chất lượng của các thiết bị mà doanh nghiệp quyết định đầu tư.
Bước 3: Xác định nhu cầu sử dụng
Khi xác định nhu cầu sử dụng phòng họp trực tuyến, có hai yếu tố quan trọng cần được làm rõ:
- Số lượng người tham gia:
- Cá nhân: Có thể sử dụng các ứng dụng họp trực tuyến được cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính cá nhân.
- Nhóm dưới 10 người: Nên trang bị các thiết bị phần cứng cơ bản và chuyên dụng để đảm bảo chất lượng họp.
- Nhóm trên 10 người: Cần đầu tư hệ thống thiết bị chuyên nghiệp, bao gồm camera độ phân giải cao có khả năng quay toàn cảnh hoặc zoom cận cảnh. Ngoài ra, nên bố trí nhiều camera ở các vị trí và góc quay khác nhau để tối ưu khả năng hiển thị.
- Diện tích phòng họp:
- Cần đánh giá các yếu tố như ánh sáng, khả năng dội âm, chất liệu trần – tường, cách bố trí bàn ghế,… nhằm đảm bảo không gian phù hợp với thiết bị và mục tiêu sử dụng.
Bước 4: Lựa chọn thiết bị
Dựa trên kế hoạch và ngân sách đã xây dựng, tiến hành lựa chọn các thiết bị họp trực tuyến phù hợp với quy mô phòng và nhu cầu sử dụng.
Bước 5: Tiến hành thử nghiệm hệ thống
Sau khi hoàn tất việc lắp đặt thiết bị, cần tiến hành chạy thử để kiểm tra độ tương thích và hiệu suất hoạt động. Việc đánh giá này giúp phát hiện sớm những vấn đề kỹ thuật, không gian và cho phép điều chỉnh kịp thời để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định trong thực tế.
3. Setup phòng họp trực tuyến cần thiết bị gì?
Danh sách thiết bị cần thiết để thiết lập phòng họp trực tuyến
Để xây dựng một phòng họp trực tuyến hiệu quả, bạn cần trang bị đầy đủ các thiết bị sau:
- Codec: Thiết bị đảm nhiệm chức năng mã hóa và giải mã tín hiệu âm thanh, hình ảnh, phục vụ quá trình truyền tải dữ liệu qua mạng.
- Camera: Ghi hình và truyền tải hình ảnh người tham dự trong phòng họp.
- Microphone: Thu âm thanh rõ ràng để đảm bảo giao tiếp hai chiều.
- Remote (Điều khiển từ xa): Hỗ trợ điều chỉnh các thiết bị trong quá trình họp.
- Bộ nguồn và cáp kết nối: Cung cấp điện và đảm bảo tín hiệu được truyền tải ổn định giữa các thiết bị.
- Các thiết bị phụ trợ khác: Có thể bao gồm thiết bị chia tín hiệu, bộ chuyển đổi,…
Một số yếu tố kỹ thuật cần quan tâm khi setup phòng họp trực tuyến
- Kết nối mạng: đường truyền internet đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với chất lượng cuộc họp.
- Với các buổi họp thông thường: Băng thông tối thiểu cần đạt 1 Mbps để đảm bảo hình ảnh hiển thị ở độ phân giải Full HD.
- Trong trường hợp kết nối đa điểm: Mỗi điểm nhánh cần đường truyền tối thiểu 1 Mbps, còn đường truyền trung tâm phải bằng tổng băng thông của toàn bộ điểm kết nối.
- Màn hình hiển thị
Ưu tiên sử dụng màn hình tivi LED hoặc máy chiếu độ phân giải cao, giúp hiển thị hình ảnh rõ nét, tăng hiệu quả tương tác trong cuộc họp. - Thiết bị hỗ trợ khác
Bên cạnh các thiết bị chính, bạn cũng nên trang bị thêm:- Loa ngoài cho âm thanh mạnh và rõ ràng.
- Bảng điện tử để trình bày nội dung.
- Bộ khuếch đại âm thanh, thiết bị lưu trữ, và các công cụ hỗ trợ phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.
Việc đầu tư đúng và đủ các thiết bị trên sẽ giúp phòng họp trực tuyến hoạt động trơn tru, nâng cao trải nghiệm giao tiếp và hiệu quả làm việc từ xa.
4. Những điều cần lưu ý khi setup phòng họp trực tuyến
Khi tiến hành setup phòng họp trực tuyến, bạn cần đặc biệt chú ý đến một số yếu tố sau để đảm bảo hiệu quả sử dụng và chất lượng cuộc họp:
4.1. Nội thất phòng họp
Không gian phòng họp nên được thiết kế đơn giản, đầy đủ các trang bị cơ bản như bàn, ghế. Ưu tiên sử dụng bàn họp hình oval hoặc bán nguyệt, giúp camera dễ dàng xoay và ghi hình toàn cảnh phòng họp. Ghế nên chọn loại thấp, không có lưng tựa cao để tránh che khuất tầm nhìn của camera.
Việc bố trí không gian theo hình vòng cung hoặc chữ U sẽ giúp người tham dự dễ dàng quan sát màn hình lớn, đồng thời tối ưu hiệu quả truyền tải hình ảnh.
4.2. Hạn chế trang trí cầu kỳ
Khi setup phòng họp trực tuyến nên giữ sự tối giản, tránh các chi tiết trang trí rườm rà có thể gây nhiễu hình ảnh. Tránh sử dụng tranh ảnh có khung kính, vì có thể phản sáng gây lóa khi ghi hình. Cần hạn chế việc đặt cây xanh lớn, lọ hoa,… vì có thể làm người tham gia mất tập trung hoặc che khuất tầm nhìn.
4.3. Màu sắc không gian
Không nên chọn các tông màu quá sáng hoặc quá rực rỡ vì có thể gây phản chiếu ánh sáng hoặc làm rối mắt người dự họp. Tránh dùng màu trắng hoặc giấy dán tường họa tiết phức tạp, dễ ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh hiển thị. Khuyến nghị sử dụng các tông màu trung tính, dịu mắt như ghi, xám nhạt, nâu, be… để tạo không gian chuyên nghiệp và dễ tập trung.
4.4. Cường độ ánh sáng
Ánh sáng khi setup phòng họp trực tuyến cần được bố trí hợp lý: Ánh sáng chính nên duy trì ở mức khoảng 500 LUX. Nguồn sáng phụ (đèn hắt, đèn nền) nên ở mức 50–80 LUX. Tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào ống kính camera vì có thể làm lóa và giảm chất lượng hình ảnh thu được.
(Lưu ý: 1 LUX = 1 LUMEN/m² – đơn vị đo cường độ ánh sáng trên bề mặt.)
4.5. Khả năng cách âm
Để tránh nhiễu âm và đảm bảo âm thanh trong phòng họp được rõ ràng, bạn nên đầu tư các vật liệu cách âm chất lượng, nhất là khi phòng họp đặt gần khu vực có nhiều tiếng ồn.
4.6. Hệ thống truyền dẫn và thiết bị hỗ trợ
Nên có sự hỗ trợ từ các đơn vị chuyên về công nghệ hội nghị để đảm bảo chất lượng cho toàn bộ hệ thống như:
- Camera
- Micro và loa
- Máy chiếu
- Đường truyền internet,…
Trên đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn setup phòng họp trực tuyến một cách hiệu quả, đảm bảo tối đa chất lượng cuộc họp và hỗ trợ tốt cho công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp.
