Quy trình triển khai phòng họp không giấy tại Kamnex gồm 4 giai đoạn từ xây dựng Backend, Web Admin, Windows Client, tích hợp thiết bị đến kiểm thử và bàn giao, giúp số hóa toàn bộ quy trình điều hành cuộc họp.
Quy trình triển khai phòng họp không giấy tờ tại Kamnex
Để hệ thống hoạt động ổn định, việc triển khai cần được thực hiện theo một quy trình rõ ràng, từ khảo sát nhu cầu, xây dựng hạ tầng, cấu hình phần mềm, tích hợp thiết bị đến kiểm thử và bàn giao.
Cùng Kamnex đi sâu vào quy trình triển khai phòng họp không giấy tờ giúp doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức hình dung rõ cách một phòng họp truyền thống được chuyển đổi thành phòng họp số.
Tổng quan quy trình triển khai phòng họp không giấy tờ
Một hệ thống phòng họp không giấy cần được triển khai đồng bộ giữa phần mềm, máy chủ, mạng nội bộ và thiết bị phòng họp.
Căn cứ vào các gói thầu tại cơ quan đơn vị Kamnex triển khai trước đó, tổng thời gian thực hiện dự kiến là 35 ngày làm việc.
Song song với quá trình triển khai kỹ thuật, đơn vị sử dụng cần xây dựng quy trình vận hành thực tế để đảm bảo mỗi cuộc họp được tổ chức thống nhất.
Giai đoạn 1: Xây dựng Backend và hệ thống bảo mật
Triển khai máy chủ On-Premise
Phần mềm phòng họp không giấy được thiết kế theo mô hình On-Premise, trong đó máy chủ được đặt tại phòng Server của đơn vị và hệ thống hoạt động thông qua mạng LAN nội bộ. Mô hình này cho phép tổ chức kiểm soát hạ tầng và dữ liệu cuộc họp trong phạm vi hệ thống mạng nội bộ. Trong tuần đầu tiên, hệ thống tập trung vào:
- Khởi tạo Server On-Premise.
- Thiết kế Database quản lý cuộc họp.
- Xây dựng hệ thống quản lý tài khoản.
- Xây dựng module xác thực thiết bị.
- Thiết lập cơ chế kiểm tra địa chỉ MAC.
Xác thực thiết bị bằng MAC Address
Một trong những cơ chế bảo mật là liên kết tài khoản với địa chỉ MAC của máy tính.
Khi ứng dụng Windows Client khởi động, hệ thống tự động truy xuất địa chỉ MAC của card mạng và gửi thông tin về Server để kiểm tra. Chỉ những thiết bị đã được cấu hình hợp lệ mới được phép kết nối.
Quy trình này giúp quản trị viên kiểm soát thiết bị nào được phép truy cập hệ thống phòng họp.
Giai đoạn 2: Thiết lập Web Admin và quản trị cuộc họp
Web Admin là trung tâm điều hành dành cho Thư ký, Chủ tọa và IT Admin. Tại đây, quản trị viên có thể quản lý nhân sự, cuộc họp, tài liệu, sơ đồ chỗ ngồi và các hoạt động diễn ra trong thời gian thực.
Khai báo nhân sự
Trước khi tổ chức cuộc họp, quản trị viên cần khai báo: Họ tên cán bộ, phòng ban/đơn vị, tài khoản, vai trò sử dụng, thiết bị được phép truy cập, địa chỉ MAC tương ứng.
Hệ thống hỗ trợ phân quyền theo các vai trò như Chủ tọa, Thư ký và Đại biểu.
Tạo cuộc họp
Thư ký có thể tạo cuộc họp trên Web Admin, xác định danh sách đại biểu tham dự và đính kèm tài liệu tương ứng với từng nội dung chương trình.
Quy trình chuẩn bị có thể bắt đầu từ:
Tạo cuộc họp → Chọn đại biểu → Upload tài liệu → Phân quyền tài liệu → Thiết lập sơ đồ chỗ ngồi.
Tài liệu cuộc họp được số hóa và đưa lên hệ thống để đại biểu có thể truy cập trực tiếp thông qua ứng dụng Windows Client.
Giai đoạn 3: Xây dựng sơ đồ chỗ ngồi phòng họp
Sử dụng mô-đun Visual Seating Layout, cho phép dựng sơ đồ phòng họp bằng giao diện đồ họa.
Quy trình thiết lập
- Dựng sơ đồ phòng họp.
- Xác định số lượng vị trí.
- Gán đại biểu vào từng vị trí.
- Phân loại vai trò ghế.
- Kiểm tra thông tin trước khi bắt đầu cuộc họp.
Trong quá trình họp, trạng thái của từng vị trí có thể được cập nhật như Đã có mặt, Vắng mặt hoặc Đang phát biểu.
Giai đoạn 4: Triển khai Windows Client cho đại biểu
Windows Client là ứng dụng được sử dụng trực tiếp trên máy tính của đại biểu, ứng dụng cung cấp các chức năng chính gồm như: xem danh sách và lịch họp, xem tài liệu số, điểm danh, đăng ký phát biểu, biểu quyết, xem biên bản và kết luận cuộc họp.
Trong tuần thứ 3 của lộ trình triển khai, hệ thống tập trung phát triển ứng dụng PC Windows cho đại biểu, bao gồm chức năng quét MAC, xem tài liệu PDF, điểm danh, phát biểu và biểu quyết thời gian thực.
Phòng họp không giấy giúp thay đổi quy trình họp như thế nào?
| Công đoạn | Phương thức truyền thống | Họp không giấy |
| Chuẩn bị tài liệu | In và phân phát | Upload lên hệ thống |
| Điểm danh | Thủ công | Check-in điện tử |
| Quản lý chỗ ngồi | Theo dõi bằng giấy | Sơ đồ trực quan |
| Đăng ký phát biểu | Giơ tay/ghi nhận thủ công | Đăng ký trên ứng dụng |
| Điều hành micro | Thao tác riêng | Có khả năng tích hợp API |
| Biểu quyết | Giơ tay/phiếu giấy | Biểu quyết điện tử |
| Tổng hợp kết quả | Kiểm đếm thủ công | Tổng hợp realtime |
| Biên bản | Tổng hợp sau cuộc họp | Tự động tổng hợp dữ liệu |
Kamnex – Tư vấn quy trình triển khai phòng họp không giấy tờ
Kamnex cung cấp trọn bộ m giải pháp hệ thống hoàn chỉnh: xem xét đồng thời hạ tầng mạng, máy chủ, phần mềm, thiết bị hội nghị và quy trình vận hành.
Liên hệ để được tư vấn miễn phí:
Hotline/Zalo: 0969 57 6161
Email: info@kamnex.com
