Xu hướng số hóa trong ngành khách sạn – nhà hàng – sự kiện
Ngành khách sạn, nhà hàng và trung tâm hội nghị đang chứng kiến sự chuyển mình mạnh mẽ trong thời đại chuyển đổi số. Không chỉ dừng lại ở việc số hóa quy trình quản lý đặt phòng, đặt tiệc hay tổ chức sự kiện, các đơn vị còn chú trọng nâng cấp hệ thống phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp nhằm tối ưu vận hành, giảm chi phí và mang lại trải nghiệm hiện đại cho khách hàng doanh nghiệp.
Trong bối cảnh hội nghị, hội thảo trực tuyến, hybrid event (trực tiếp kết hợp trực tuyến) trở thành xu hướng tất yếu, đầu tư giải pháp họp trực tuyến chuyên dụng không chỉ là bước tiến công nghệ mà còn là chiến lược cạnh tranh bền vững cho ngành dịch vụ – sự kiện hiện đại.
Phòng họp trực tuyến là gì và tại sao ngành khách sạn – sự kiện cần đầu tư?
Phòng họp trực tuyến (Video Conference Room) là không gian được trang bị thiết bị âm thanh, hình ảnh, trình chiếu và kết nối Internet tốc độ cao, giúp các bên tham dự cuộc họp hoặc sự kiện có thể trao đổi, trình bày và tương tác theo thời gian thực dù ở bất kỳ đâu.
Đối với khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị, việc ứng dụng hệ thống này mang lại 3 lợi thế nổi bật:
- Mở rộng dịch vụ tổ chức hội nghị – hội thảo trực tuyến, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng doanh nghiệp.
- Hỗ trợ vận hành nội bộ hiệu quả, đặc biệt khi cần phối hợp giữa nhiều bộ phận hoặc chi nhánh.
- Tăng giá trị thương hiệu, thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại và công nghệ cao.
Lợi ích vượt trội của phòng họp trực tuyến trong ngành khách sạn – sự kiện
1. Tối ưu quy trình quản lý và vận hành nội bộ
Các khách sạn, trung tâm hội nghị thường có nhiều bộ phận hoạt động song song như lễ tân, tổ chức sự kiện, kỹ thuật, truyền thông, marketing… Việc triển khai phòng họp trực tuyến giúp:
- Họp định kỳ nhanh chóng giữa các bộ phận, rút ngắn thời gian điều phối.
- Kết nối trực tiếp với ban điều hành ở chi nhánh khác hoặc đơn vị quản lý tập đoàn.
- Trao đổi thông tin kịp thời, giảm sai sót trong khâu chuẩn bị sự kiện.
Kết quả là quy trình vận hành trơn tru, ra quyết định nhanh hơn, đồng thời tiết kiệm đáng kể chi phí đi lại, in ấn, tổ chức họp truyền thống.
2. Mở rộng mô hình “Hội nghị – Sự kiện trực tuyến” (Hybrid Event)
Sau đại dịch COVID-19, nhu cầu tổ chức sự kiện trực tuyến và kết hợp (hybrid) tăng mạnh. Với hệ thống họp trực tuyến chuyên dụng, khách sạn và trung tâm hội nghị có thể cung cấp thêm dịch vụ cho thuê phòng họp online, tổ chức:
- Hội nghị khách hàng trực tuyến.
- Lễ ra mắt sản phẩm online.
- Sự kiện đào tạo, hội thảo đa điểm cầu.
Điều này không chỉ mở rộng tệp khách hàng doanh nghiệp mà còn giúp tăng công suất khai thác phòng họp, hội trường ngay cả trong thời gian thấp điểm.
3. Nâng cao trải nghiệm khách hàng và giá trị thương hiệu
Khách hàng doanh nghiệp hiện nay không chỉ cần không gian đẹp, mà còn yêu cầu hạ tầng công nghệ hiện đại để đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp. Một trung tâm hội nghị hay khách sạn được trang bị:
- Màn hình LED hiển thị rõ nét.
- Hệ thống camera tracking, micro hội nghị không dây.
- Kết nối đa nền tảng Zoom, Microsoft Teams, Google Meet.
Sẽ trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp tổ chức sự kiện quy mô lớn, giúp nâng cao uy tín, thương hiệu và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
4. Tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu hiệu quả
Đầu tư ban đầu cho hệ thống họp trực tuyến tuy không nhỏ, nhưng hiệu quả kinh tế mang lại lâu dài:
- Giảm chi phí thuê ngoài thiết bị họp cho mỗi sự kiện.
- Giảm nhân sự vận hành, rút ngắn thời gian set-up phòng họp.
- Tăng doanh thu nhờ mở rộng dịch vụ mới (cho thuê phòng họp trực tuyến, tổ chức hybrid event).
Theo khảo sát từ nhiều trung tâm hội nghị lớn, doanh thu từ dịch vụ họp – sự kiện trực tuyến chiếm 10–20% tổng doanh thu sự kiện, và con số này tiếp tục tăng.
Ứng dụng thực tế tại khách sạn và trung tâm hội nghị hiện đại
1. Mô hình khách sạn thông minh (Smart Hotel)
Các chuỗi khách sạn cao cấp đã ứng dụng phòng họp trực tuyến vào:
- Quản lý điều hành nội bộ giữa các chi nhánh.
- Đào tạo nhân viên từ xa.
- Họp báo trực tuyến, ra mắt sản phẩm cho khách hàng doanh nghiệp.
Một số thương hiệu quốc tế như Marriott, Hilton, InterContinental đã tích hợp giải pháp họp trực tuyến chuyên dụng, tạo điểm khác biệt trong phân khúc dịch vụ MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition).
2. Trung tâm hội nghị & tổ chức sự kiện số hóa
Các trung tâm hội nghị tại Việt Nam (như National Convention Center, White Palace, Adora…) đang đầu tư mạnh vào hệ thống AV – trình chiếu – họp trực tuyến tích hợp, cho phép:
- Phát sóng sự kiện trực tuyến với chất lượng 4K.
- Kết nối hàng trăm điểm cầu trong nước và quốc tế.
- Đồng bộ âm thanh, hình ảnh, ánh sáng chuyên nghiệp.
Nhờ đó, họ có thể phục vụ sự kiện lớn lên tới hàng nghìn người mà không cần giới hạn không gian vật lý.
Lưu ý khi triển khai hệ thống họp trực tuyến cho khách sạn và trung tâm hội nghị
1. Đảm bảo hạ tầng mạng ổn định
Hệ thống Internet tốc độ cao và dự phòng đường truyền là yếu tố tiên quyết để tránh gián đoạn tín hiệu trong quá trình họp hoặc phát sóng sự kiện.
2. Lựa chọn thiết bị chuyên dụng
- Camera tracking tự động theo người nói.
- Micro đa hướng, giảm nhiễu, chống hú.
- Màn hình hiển thị và loa hội nghị chất lượng cao.
- Bộ điều khiển trung tâm (Control Hub) dễ sử dụng.
3. Đảm bảo bảo mật thông tin
Với các hội nghị, sự kiện doanh nghiệp, yếu tố bảo mật dữ liệu là bắt buộc. Hệ thống cần có xác thực người dùng, mã hóa dữ liệu đầu cuối (end-to-end encryption), và khả năng phân quyền truy cập theo cấp độ.
4. Chọn đơn vị triển khai uy tín
Một đơn vị có kinh nghiệm trong tư vấn – thiết kế – lắp đặt hệ thống họp trực tuyến cho khách sạn, hội nghị sẽ giúp đảm bảo:
- Tính tương thích giữa thiết bị và hạ tầng sẵn có.
- Giải pháp đồng bộ, dễ sử dụng, tối ưu chi phí.
- Bảo hành – bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
Bước tiến chiến lược trong ngành khách sạn – sự kiện hiện đại
Phòng họp trực tuyến không chỉ là công cụ hỗ trợ giao tiếp, mà còn là nền tảng nâng cao năng lực vận hành, mở rộng dịch vụ và khẳng định thương hiệu chuyên nghiệp cho khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị và tổ chức sự kiện. Trong thời đại số, việc đầu tư hệ thống họp trực tuyến chuyên nghiệp chính là bước đi tất yếu để:
- Tối ưu hiệu quả quản lý.
- Tăng giá trị dịch vụ.
- Đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày càng cao về công nghệ và trải nghiệm.
Kamnex – Đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp phòng họp trực tuyến toàn diện, sẵn sàng đồng hành cùng khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị trong hành trình chuyển đổi số và phát triển bền vững.
- Hotline: 0969.57.6161
- Liên hệ hợp tác, phân phối: 0904.555.458
- Zalo OA: Kết nối với Kamnex trên Zalo OA
- Đăng ký để lại thông tin để được hỗ trợ tư vấn miễn phí và sớm nhất
