Khi ngành bất động sản bước vào thời kỳ số hóa mạnh mẽ, việc ứng dụng mô hình phòng họp không giấy không chỉ là xu hướng mà còn là nhu cầu tất yếu để tăng tốc quản lý và vận hành dự án. Kamnex – đơn vị tiên phong trong giải pháp hội nghị thông minh – đã triển khai thành công nhiều mô hình phòng họp cho các doanh nghiệp bất động sản lớn tại Việt Nam, giúp tiết kiệm đến 40% chi phí vận hành mỗi năm.
Bài viết này chia sẻ case study thực tế, thiết bị sử dụng và chiến lược đầu tư hiệu quả để bạn có thể áp dụng ngay.
Mục lục
Bối cảnh và mục tiêu của dự án
Một doanh nghiệp bất động sản quy mô 500 nhân sự, có trụ sở tại TP.HCM, sở hữu 5 phòng họp chính và 2 phòng họp chi nhánh, gặp phải vấn đề:
-
In ấn tài liệu họp mỗi tháng lên đến 20.000 trang.
-
Mỗi buổi họp trung bình mất 15–20 phút chuẩn bị tài liệu.
-
Các phòng họp không đồng bộ thiết bị, gây khó khăn trong kết nối trực tuyến.
Mục tiêu của dự án là chuyển đổi toàn bộ hệ thống họp truyền thống sang mô hình “phòng họp không giấy” — giúp đồng bộ thiết bị, tối ưu chi phí, và tăng tốc độ ra quyết định.
Giải pháp triển khai mô hình phòng họp không giấy của Kamnex
1. Hệ thống camera họp trực tuyến Minrray MG104 chuẩn rõ nét
Kamnex lựa chọn Camera họp trực tuyến Minrray MG104 cho tất cả phòng họp trung tâm vì:
-
Độ phân giải Full HD 1080p, tốc độ khung hình 60fps cho hình ảnh mượt mà, tự nhiên.
-
Ống kính góc rộng 120°, bao quát toàn bộ không gian phòng họp.
-
Công nghệ AI Auto-Framing tự động nhận diện người nói, giữ khung hình chuyên nghiệp mà không cần điều khiển.
Kết quả: hình ảnh rõ nét, không giật, đáp ứng các cuộc họp nội bộ lẫn kết nối trực tuyến với đối tác quốc tế.
2. Micro thu âm hội nghị Polycom HDX Microphone – Âm thanh chuẩn phòng họp lớn
Âm thanh là yếu tố quyết định trải nghiệm trong cuộc họp.
Kamnex tích hợp Micro Polycom HDX mô hình phòng họp không giấyvì:
-
Công nghệ thu âm 360°, hỗ trợ tối đa 3 micro mở rộng cho không gian lớn.
-
Giảm tiếng ồn nền và chống vang (NoiseBlock + Echo Cancel), giúp âm thanh trong trẻo.
-
Dễ dàng kết nối với bộ xử lý DSP của hệ thống, tương thích nhiều nền tảng họp như Zoom, Teams, Kamnex SmartMeeting.
Nhờ đó, toàn bộ buổi họp trở nên liền mạch, người nói ở bất kỳ vị trí nào cũng được ghi âm rõ ràng, giúp AI dễ dàng nhận dạng và ghi biên bản chính xác.
3. Loa treo tường PAMXU PX-SP5085 – Âm thanh lan tỏa, thiết kế tinh gọn
Kamnex trang bị loa treo tường 5inch PAMXU PX-SP5085 cho mỗi phòng họp nhằm tối ưu không gian và đảm bảo âm thanh đồng đều:
-
Công suất 30W, đáp ứng diện tích phòng họp 30–60m².
-
Thiết kế gọn nhẹ, dễ lắp đặt, tông màu trắng hiện đại phù hợp không gian nội thất văn phòng.
-
Chất lượng âm thanh rõ ràng, trung thực, đảm bảo người nghe không bị rè hoặc nhiễu khi kết nối nhiều micro.
Kết hợp với hệ thống xử lý âm thanh Kamnex DSP, loa PAMXU PX-SP5085 giúp buổi họp đạt chuẩn “rõ – đều – dễ nghe”.
Quy trình triển khai và vận hành
-
Khảo sát hiện trạng: Kamnex đánh giá cấu trúc từng phòng, hạ tầng mạng, nguồn điện, vị trí lắp đặt thiết bị.
-
Lên thiết kế kỹ thuật: bản vẽ bố trí thiết bị, vị trí camera, micro, loa, đường dây tín hiệu.
-
Thi công và cài đặt phần mềm quản lý họp Kamnex SmartMeeting: đồng bộ lịch họp, chia sẻ tài liệu, ký duyệt điện tử.
-
Đào tạo người dùng: hướng dẫn sử dụng thiết bị, chia sẻ tài liệu không giấy, thao tác họp trực tuyến.
-
Bảo trì & giám sát: Kamnex cung cấp gói bảo hành 12 tháng và bảo trì định kỳ 6 tháng/lần.
Kết quả sau 3 tháng vận hành mô hình phòng họp không giấy
| Hạng mục | Trước khi triển khai | Sau khi áp dụng phòng họp không giấy |
|---|---|---|
| Chi phí in ấn tài liệu | ~15 triệu/tháng | 2 triệu/tháng (giảm 86%) |
| Thời gian chuẩn bị họp | 20 phút | 5 phút |
| Lỗi âm thanh – hình ảnh | 3–4 lần/tháng | 0–1 lần/tháng |
| Hiệu suất họp | Trung bình | Tăng 45% |
| Sự hài lòng nhân viên | 70% | 95% |
Doanh nghiệp tiết kiệm trung bình 180 triệu đồng/năm, đồng thời nâng cao hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
Lợi ích dài hạn khi ứng dụng mô hình phòng họp không giấy
-
Tối ưu chi phí vận hành, giảm giấy in, điện năng và thời gian.
-
Tăng hiệu quả quản lý dự án, mọi dữ liệu họp được lưu trữ và truy xuất dễ dàng.
-
Đồng bộ công nghệ, sẵn sàng kết nối với các nền tảng quốc tế.
-
Nâng cao hình ảnh thương hiệu, thể hiện cam kết với chuyển đổi số và phát triển bền vững.
Kinh nghiệm rút ra cho doanh nghiệp khác
-
Chọn thiết bị tương thích đồng bộ (ưu tiên cùng nhà cung cấp).
-
Đào tạo người dùng cuối để tăng tỷ lệ sử dụng thực tế.
-
Đánh giá định kỳ hiệu quả đầu tư (ROI) để điều chỉnh cấu hình phù hợp.
-
Kết hợp phần mềm quản lý họp điện tử giúp khai thác tối đa lợi ích “không giấy”.
Kết luận
Mô hình phòng họp không giấy trong doanh nghiệp bất động sản không chỉ mang lại lợi ích kinh tế mà còn thể hiện tầm nhìn dài hạn về chuyển đổi số. Kamnex với các thiết bị như Camera Minrray MG104, Micro Polycom HDX, Loa PAMXU PX-SP5085 đã chứng minh hiệu quả vượt trội khi giúp doanh nghiệp đạt sự chuyên nghiệp, tiết kiệm và thông minh hơn trong vận hành.
