Phân biệt giữa hội thảo trực tuyến và hội nghị truyền hình

Trong quá trình tư vấn giải pháp họp trực tuyến cho doanh nghiệp, KAMNEX nhận thấy rất nhiều khách hàng vẫn đang nhầm lẫn giữa hội thảo trực tuyến (Teleconferencing) và hội nghị truyền hình (Video Conferencing). Việc hiểu sai khái niệm dẫn đến lựa chọn sai thiết bị, triển khai không đúng nhu cầu và phát sinh chi phí không cần thiết. Vậy điểm khác biệt cốt lõi giữa hội thảo trực tuyến và hội nghị truyền hình là gì? Doanh nghiệp nên sử dụng hình thức nào trong từng tình huống cụ thể? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết, dễ hiểu và sát thực tế triển khai để giúp bạn đưa ra quyết định chính xác.

Sự nhầm lẫn giữa hội thảo trực tuyến và hội nghị truyền hình hiện nay

Trong bối cảnh làm việc từ xa, làm việc hybrid và họp đa điểm ngày càng phổ biến, các thuật ngữ như “họp online”, “hội thảo trực tuyến”, “hội nghị truyền hình” thường được sử dụng xen kẽ. Trên thực tế, đây là hai hình thức khác nhau về bản chất, mức độ đầu tư thiết bị và trải nghiệm người dùng.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần mở Zoom hoặc Google Meet là đã triển khai hội nghị truyền hình, trong khi thực chất đó mới chỉ là hội thảo trực tuyến ở mức cơ bản. Ngược lại, có doanh nghiệp đầu tư hệ thống camera, micro, màn hình chuyên dụng nhưng lại chỉ dùng cho những cuộc họp nhỏ, đơn giản, gây lãng phí ngân sách.

Hội thảo trực tuyến (Teleconferencing) là gì?

Hội thảo trực tuyến (Teleconferencing) là hình thức họp từ xa cho phép nhiều người tham gia mà không cần có mặt tại cùng một địa điểm. Điểm đặc trưng của teleconferencing là không bắt buộc phải có hình ảnh, thậm chí trong nhiều trường hợp chỉ sử dụng âm thanh.

Đặc điểm chính của hội thảo trực tuyến

• Có thể diễn ra thông qua điện thoại, máy tính, laptop, TV hoặc các thiết bị kết nối internet

• Không yêu cầu camera chuyên dụng

• Có thể chỉ sử dụng audio hoặc kết hợp audio – video ở mức cơ bản

• Phù hợp với các cuộc họp nhanh, trao đổi thông tin, đào tạo nội bộ hoặc họp quy mô nhỏ

Ưu điểm của hội thảo trực tuyến

• Chi phí thấp, dễ triển khai

• Không cần đầu tư nhiều thiết bị phần cứng

• Linh hoạt, phù hợp với cá nhân hoặc nhóm nhỏ

• Có thể tham gia chỉ bằng điện thoại

Hạn chế của hội thảo trực tuyến

• Thiếu yếu tố hình ảnh trực quan

• Khó quan sát biểu cảm, ngôn ngữ cơ thể

• Hiệu quả giao tiếp giảm trong các cuộc họp quan trọng

• Không phù hợp với họp cấp lãnh đạo hoặc họp đa điểm quy mô lớn

Hội nghị truyền hình (Video Conferencing) là gì?

Hội nghị truyền hình (Video Conferencing) là hình thức họp trực tuyến chú trọng mạnh vào hình ảnh và trải nghiệm tương tác trực tiếp, cho phép người tham gia vừa nghe – vừa nhìn – vừa tương tác như họp trực tiếp.

Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp, tập đoàn, tổ chức nhà nước lựa chọn cho các cuộc họp quan trọng.

Đặc điểm chính của hội nghị truyền hình

• Luôn có hình ảnh video chất lượng cao

• Sử dụng camera hội nghị chuyên dụng, micro hội nghị, màn hình lớn

• Hỗ trợ họp đa điểm, nhiều phòng họp cùng lúc

• Có thể tích hợp hệ thống âm thanh – trình chiếu – điều khiển trung tâm

Ưu điểm của hội nghị truyền hình

• Trải nghiệm họp gần giống họp trực tiếp

• Quan sát rõ khuôn mặt, cử chỉ, thái độ người tham gia

• Nâng cao hiệu quả trao đổi và ra quyết định

• Phù hợp với họp lãnh đạo, hội nghị quy mô lớn, họp quốc tế

Hạn chế của hội nghị truyền hình

• Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn

• Cần hạ tầng mạng ổn định

• Yêu cầu tư vấn và triển khai bài bản để đạt hiệu quả tối đa

Điểm khác biệt giữa hội thảo trực tuyến và hội nghị truyền hình

	Hội thảo trực tuyến (Teleconferencing)	Hội nghị truyền hình (Video conferencing)
Ý nghĩa	– Thường chỉ tổ chức hội thảo một nhóm người và những cá nhân tham gia không nhất thiết phải có mặt ở cùng 1 địa điểm.– Có thể thông qua điện thoại, máy tính, TV, laptop, internet, vệ tinh hoặc thậm chí là radio.	– Hội nghị truyền hình chú trọng hơn vào video, có nghĩa là bạn có thể nghe và nhìn những người cùng đang tham gia hội nghị với bạn.
Ưu điểm	– Nếu bạn không có các thiết bị hỗ trợ khác như webcam hay camera thì có thể tham gia cuộc họp bằng điện thoại có sử dụng audio.	– Bạn có thể nhìn thấy những người bạn đang nói chuyện bao gồm cả khuôn mặt, giọng nói và ngôn ngữ cơ thể.– Giúp người tham gia hiểu sâu sắc về đặc điểm những người tham gia cuộc họp.
Nhược điểm	– Thiếu khả năng hiển thị chi tiết hình ảnh của các bên tham gia. Do đó, có thể bạn sẽ bị bỏ qua một số thông tin cơ bản nhờ việc sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình.	– Phải tốn thêm chi phí mua một loạt các thiết bị bổ sung, phần mềm gọi để có thể dễ dàng giao tiếp với các thành viên còn lại.

Lưu ý rằng khi ai đó yêu cầu bạn tham gia một hội thảo từ xa hoặc khi bạn mời người khác tham gia thì bạn cần làm rõ ý nghĩa của cuộc hội nghị này nhằm mục đích gì, có bao nhiêu người tham gia, bạn sử dụng thiết bị nào để hỗ trợ cuộc hội thảo diễn ra dễ dàng? Việc xác định và chuẩn bị trước tất cả những yêu cầu của cuộc họp là điều tiên quyết để bắt đầu một cuộc gọi.

Tuy nhiên, hiện nay có nhiều doanh nghiệp đã dựa vào các ứng dụng trên Internet như Skype, GG Hangouts, ooVoo, WebEx hoặc một số phần mềm miễn phí hoặc có phí cho việc hội thảo trực tuyến và hội nghị truyền hình.

Doanh nghiệp nên chọn hình thức nào?

Việc lựa chọn hội thảo trực tuyến hay hội nghị truyền hình không phụ thuộc vào xu hướng, mà phụ thuộc vào mục tiêu sử dụng thực tế.

• Nếu bạn chỉ cần họp nhanh, trao đổi công việc hàng ngày, đào tạo nội bộ quy mô nhỏ → hội thảo trực tuyến là đủ

• Nếu bạn cần họp lãnh đạo, họp khách hàng, họp nhiều chi nhánh, hội nghị quy mô lớn → hội nghị truyền hình là giải pháp tối ưu

Quan trọng nhất, trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Số lượng người tham gia

• Tần suất họp

• Mức độ quan trọng của cuộc họp

• Yêu cầu về hình ảnh, âm thanh

• Ngân sách đầu tư

Các nền tảng họp online phổ biến hiện nay

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp kết hợp cả hai hình thức thông qua các nền tảng như:

• Zoom

• Microsoft Teams

• Google Meet

• WebEx

• Skype

Các nền tảng này có thể sử dụng cho teleconferencing cơ bản hoặc kết hợp với thiết bị chuyên dụng để triển khai hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.

Kết luận

Việc phân biệt rõ hội thảo trực tuyến và hội nghị truyền hình sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tránh đầu tư sai thiết bị

• Tối ưu ngân sách

• Nâng cao hiệu quả họp

• Đảm bảo trải nghiệm giao tiếp chuyên nghiệp

Nếu bạn đang phân vân chưa biết lựa chọn giải pháp nào phù hợp với mô hình doanh nghiệp của mình, việc tham khảo ý kiến từ đơn vị có kinh nghiệm triển khai thực tế là điều rất cần thiết.

Thông tin liên hệ

Nếu bạn có nhu cầu về giải pháp tổng thể cho dự án hội nghị truyền hình hay hội thảo trực tuyến thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số hotline:

• Website: https://kamnex.com
• Hotline: 0969 57 61 61
• Email: support12@kamnex.com