Đối với những cuộc họp, hội thảo, mang tầm quy mô lớn, thường diễn ra vào các dịp đặc biệt quan trọng thì hội trường luôn là không gian đóng vai trò to lớn đảm bảo cho việc trao đổi thông tin giữa những người tham gia và thể hiện đẳng cấp, chỉn chu, chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Vì thế, cách thiết lập phòng họp trực tuyến cho hội trường lớn đòi hỏi cần nhiều yêu cầu khắt khe, đáp ứng đủ nhu cầu cho doanh nghiệp không chỉ về chất lượng của trang thiết bị với giá thành hợp lý mà còn đem lại hiệu quả họp trực tuyến tối ưu.
Tổng quan phòng họp trực tuyến cho phòng hội trường lớn
Đặc điểm mô hình doanh nghiệp lớn
- Số lượng người tham dự từ 70 – 200 người.
- Diện tích phòng họp lớn từ 100m2 trở lên.
- Dễ bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, tiếng vang.
- Phạm vi quay của camera lớn.
- Giải pháp phù hợp với các doanh ngiệp chính phủ, tổ chức nào những dịp đặc biệt quan trọng quy mô lớn cho nhiều người tham dự.
Một số lưu ý
- Phòng họp phải đảm bảo tín hiệu mạng internet và các thiết bị đầu cuối, dây cáp, USB còn được kiểm tra kỹ càng để duy trì đường truyền luôn ổn định, tránh gây nên những sự cố không mong muốn về kết nối khi đang sử dụng.
- Để đảm bảo chất lượng phòng họp, cần tính toán bố trí vị trí ngồi vị trí đặt thiết bị và tùy chỉnh thiết bị sao cho phù hợp và thuận tiện nhất.
- Mỗi thiết bị nên đảm bảo số lượng từ 2 trở lên để chất lượng cuộc họp được tối ưu nhất.
- Hệ thống micro nên được bố trí riêng tại từng vị trí để thuận tiện cho việc ý kiến. Màn hình sử dụng ở dạng ghép kích thước lớn và đặt tại trung tâm của hội trường thường ở trên sân khấu, hệ thống loa được rải đều khắp khu vực trong hội trường.
Một số thiết bị được lựa chọn cho thiết lập phòng họp hội trường lớn
Những hội nghị được diễn ra tại hội trường lớn thường đòi hỏi các thiết bị cỡ đại và có công suất lớn. Từ màn hình, hệ thống loa, đèn chiếu, micro,… đều là những loại thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụng với chất lượng ổn định và tốt nhất để đảm bảo xuyên suốt thời gian tổ chức cuộc họp không xảy ra bất cứ sự cố nào.
Màn hình hiển thị
Giải phép màn hình led hiển thị với chất lượng hình ảnh và thiết kế tốt nhất sẽ là giải pháp tuyệt vời cho không gian họp hội trường với quy mô lớn.
Camera họp hội nghị
Là dòng camera hội nghị chất lượng cao, TEZAG TZ412 giúp những người tham gia được trải nghiệm cuộc họp trực tuyến cấp chuyên gia. Camera tích hợp các tính năng vượt trội khác đảm bảo những nhu cầu của doanh nghiệp và tổ chức được đáp ứng một cách tốt nhất.
- Chất lượng hình ảnh 4K sắc nét, rõ ràng và chân thực, đảm bảo những người tham gia được lên hình một cách đẹp nhất
- Tổng số Zoom 12X giúp hiển thị đầy đủ các chi tiết của sản phẩm kể cả khi phóng to, thu nhỏ hình ảnh gấp nhiều lần
- Thuật toán giảm nhiễu 2D&3D mang đến hình ảnh sống động và đẹp mắt
- Không cần nối cáp USB để thực hiện các cuộc họp trực tuyến
- Cảm biến ánh sáng giúp tự động điều chỉnh vùng sáng, vùng tối và cân bằng trắng hình ảnh
- Tích hợp cổng DHMI, PoE…
Camera Polycom EagleEye IV là dòng camera PTZ cung cấp khả năng Pro AV mạnh mẽ và đáng tin cậy cho những người tham gia. Thiết bị tích hợp những tính năng với công nghệ hiện đại giúp việc họp trực tuyến của bạn trở nên dễ dàng hơn nhưng không kém phần chuyên nghiệp.
- Độ phân giải 4K Ultra HD cung cấp hình ảnh sống động và rõ ràng nhất chưa từng có, đảm bảo những người tham gia sẽ được lên hình một cách đẹp nhất
- Khả năng zoom lên đến 12x sẵn sàng cho camera cho các phòng họp lớn hơn. Nơi những người tham gia hội nghị có thể ở xa camera hơn
- Kết nối qua USB với phụ kiện Trio Visual+, đế cắm MSR hoặc các đế cắm hệ thống Skype Room khác.
- Chuyển động nhanh và mượt mà cho phép camera EagleEye IV 12x. Cung cấp chế độ xem tốt nhất có thể cho những người tham gia từ xa
- Giúp mọi người thấy được kết nối ở cả hai phía của hội nghị truyền hình, năm bắt các chi tiết đáng kinh ngạc và tận hưởng màu sắc tự nhiên ở độ phân giải 1080p60
- Dễ cài đặt, bạn sẽ tham gia cuộc họp hội nghị truyền hình Polycom ngay lập tức, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian
Cách thiết lập phòng họp trực tuyến quy mô hội trường.
Bước 1: Xác định các điểm kết nối
Có hai mô hình được áp dụng phổ biến là site to site (kết nối 2 điểm) và Multisites (kết nối từ 2 điểm trở lên). Tùy thuộc vào nhu cầu của từng loại hình doanh nghiệp để lựa chọn mô hình phù hợp
Bước 2: Xác định chi phí lắp đặt
Chi phí set up còn phụ thuộc vào nhiều yếu tốt như: số điểm cầu kết nối là điều tiên quyết cho việc lựa chọn thiết bị phù hợp, thương hiệu của trang thiết bị đầu tư,…
Bước 3: Xác định nhu cầu sử dụng, có hai yếu tố quan trọng
- Số lượng người tham dự: Đối với mô hình hội trường lớn, cần đầu tư các thiết bị chuyên dụng để hệ thống được hoàn thiện và chỉn chu nhát.
- Đo đạc kĩ lưỡng rdiện tích phòng họp
- Kiểm tra lại tất cả tiêu chỉ như ánh sáng, độ vang, loại trần nhà, tường, bàn ghế để xếp bố cục sao cho hợp lý.
Bước 4: Lựa chọn thiết bị
Sau khi lên kế hoạch chi tiết, bạn tiến hành chọn ra các thiết bị cho phòng họp trực tuyến phù hợp với ngân sách và quy mô đã đề ra.
Bước 5: Đưa vào thử nghiệm demo
Kamnex hỗ trợ đến tận nơi diễn ra hội nghị và demo miễn phí cho khách hàng để đảm bảo xác định rõ, đánh giá mức độ tối ưu của sản phẩm về mặt kĩ thuật và có những thay đổi sao cho chọn ra phương án phù hợp nhất.
Để được báo giá chi tiết về dịch vụ lắp đặt & thiết lập hệ thống phòng họp trực tuyến cũng như các thiết bị phù hợp với nhu cầu của mình, xin quý khách vui lòng liên hệ với Kamnex vào số Hotline – 0969 57 6161 để được tư vấn và DEMO thiết bị miễn phí!