7 Lý do nên triển khai giải pháp phòng họp không giấy

Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng 4.0, việc chuyển đổi từ mô hình phòng họp truyền thống sang phòng họp không sử dụng giấy tờ đang trở thành xu hướng tất yếu. Giải pháp phòng họp không giấy không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian làm việc mà còn góp phần nâng cao hiệu quả của các cuộc họp và quá trình xử lý công việc nói chung.

Nhờ vào những tiện ích nổi bật, mô hình phòng họp không giấy đang dần được các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan hành chính áp dụng rộng rãi trong quản lý và điều hành.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về việc có nên triển khai phòng họp không giấy cho đơn vị mình hay không, thì KAMNEX sẽ chia sẻ 7 lý do nên bắt đầu chuyển đổi, từ đó giúp tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao tính chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.

1. Tổng quan về giải pháp phòng họp không giấy

Giải pháp phòng họp thông minh không giấy tờ (Paperless) mang đến đầy đủ công cụ cần thiết để doanh nghiệp, cơ quan tổ chức các cuộc họp một cách hiện đại, nhanh chóng, đồng bộ và tiết kiệm chi phí.

Giải pháp phòng họp không giấy
Phòng họp không giấy là gì

Hệ thống được cấu thành từ các thiết bị đầu cuối dành cho chủ tọa và đại biểu, trang bị màn hình cảm ứng có thể thu gọn khi không sử dụng, đảm bảo tính linh hoạt và thẩm mỹ cho không gian họp. Toàn bộ thiết bị được điều phối thông qua một bộ xử lý trung tâm, hoạt động dưới sự điều khiển của phần mềm quản lý chuyên biệt.

Phần mềm tích hợp nhiều tính năng phục vụ toàn bộ chu trình cuộc họp:

  • Trước cuộc họp: tạo lịch họp, tải tài liệu, cấu hình thông tin cần thiết.
  • Trong cuộc họp: đăng nhập người dùng, đọc và tương tác trực tiếp với tài liệu số, trình chiếu nội dung, chia sẻ màn hình, bỏ phiếu điện tử, sử dụng bảng trắng kỹ thuật số và gọi các dịch vụ hỗ trợ.
  • Sau cuộc họp: lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp, bao gồm tài liệu, bản ghi hình, âm thanh, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm và phân loại thông tin.

Chủ tọa có thể điều hành cuộc họp hiệu quả thông qua chức năng phân quyền và điều khiển toàn bộ thiết bị từ giao diện dành riêng cho mình.

Toàn bộ dữ liệu họp được lưu trữ cục bộ và mã hóa nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tính bảo mật thông tin tuyệt đối.

Ngoài ra, hệ thống Paperless còn có khả năng tích hợp với nhiều nền tảng khác như hội nghị truyền hình (Video Conference), âm thanh hội nghị (Audio Conference), hệ thống phát trực tuyến (Streaming), cũng như các máy chủ lưu trữ như file server, backup server, video server và control server… tạo thành một giải pháp họp hoàn chỉnh, toàn diện.

Đặc biệt, hệ thống còn hỗ trợ màn hình dịch vụ phòng họp, cho phép người dùng gửi yêu cầu như nước uống, in tài liệu, hỗ trợ từ thư ký,… ngay trong lúc cuộc họp đang diễn ra.

2. 7 lý do nên triển khai giải pháp phòng họp không giấy

2.1.Phòng họp không giấy giúp tiết kiệm chi phí, thời gian

ưu điểm của Phòng họp không giấy
Phòng họp không giấy giúp tiết kiệm chi phí và thời gian

Bạn có thể sẽ bất ngờ khi biết rằng mỗi năm doanh nghiệp phải chi một khoản không nhỏ cho giấy tờ, mực in, bảo trì máy in và lưu trữ tài liệu. Việc chuyển sang mô hình phòng họp thông minh không giấy tờ là một giải pháp tiết kiệm ngân sách hiệu quả về lâu dài, bởi không còn các khoản chi phí liên quan đến in ấn, vận hành thiết bị hay phát sinh từ giấy tờ truyền thống.

Không chỉ tiết kiệm chi phí, hệ thống phòng họp thông minh không giấy còn tích hợp nền tảng lưu trữ tài liệu điện tử, cho phép người dùng truy cập và xem lại nội dung cuộc họp ở mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị. Đồng thời, việc loại bỏ các công đoạn chuẩn bị như in tài liệu, phân phát giấy tờ, hay sắp xếp thủ công trước giờ họp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và nhân sự vận hành.

2.2. Phòng họp không giấy góp phần thân thiện với môi trường

Hiện nay, giấy in truyền thống đang chiếm gần 50% tổng lượng rác thải công nghiệp xả ra môi trường. Do đó, việc cắt giảm sử dụng giấy không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn là hành động thiết thực nhằm bảo vệ môi trường. Giải pháp phòng họp không giấy tờ không chỉ giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến hệ sinh thái mà còn góp phần tối ưu hóa không gian làm việc nhờ loại bỏ sự lộn xộn từ tài liệu in ấn. Với những lợi ích vượt trội cả về môi trường lẫn vận hành, đây được xem là xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp hiện đại nên đón đầu.

2.3. Giúp đảm bảo chất lượng bảo mật thông tin

Dù nền tảng được thiết kế giúp người dùng đăng nhập một cách dễ dàng và nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản, nhưng vẫn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho toàn bộ tài liệu và nội dung quan trọng. Hệ thống sử dụng mã hóa và nhiều lớp bảo mật nhằm giới hạn quyền truy cập và bảo vệ dữ liệu hiệu quả. So với phương pháp lưu trữ truyền thống bằng giấy tờ, tài liệu số được bảo vệ và sao lưu an toàn hơn nhiều lần. Giải pháp phòng họp thông minh không giấy tờ mang đến mức độ bảo mật tối đa, giúp các cuộc họp của bạn luôn được giữ kín tuyệt đối.

2.4. Giải pháp phòng họp không giấy giúp tiết kiệm diện tích phòng họp

Thay vì những tập tài liệu giấy rời rạc khiến bàn họp trở nên lộn xộn, mô hình phòng họp không giấy giúp tối ưu hóa không gian bằng cách chỉ sử dụng một thiết bị màn hình cho mỗi người tham dự. Nhờ đó, phòng họp trở nên gọn gàng, thoáng đãng và chuyên nghiệp hơn, đồng thời tạo ấn tượng tích cực với đối tác và khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Lợi ích của phòng họp không giấy
Giải pháp phòng họp không giấy giúp tiết kiệm diện tích phòng họp

2.5. Đẩy nhanh tốc độ làm việc và cung cấp dịch vụ cho khách hàng

Việc áp dụng phòng họp thông minh không giấy tờ giúp doanh nghiệp nâng cao tốc độ phát triển bằng cách đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu và lợi ích của khách hàng. Ngay trong quá trình họp trực tuyến, doanh nghiệp có thể gửi tài liệu và thông tin cần thiết đến khách hàng một cách kịp thời, tạo ấn tượng mạnh mẽ khi đối tác nhận thấy bạn trân trọng thời gian của họ. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong toàn bộ quy trình cung cấp dịch vụ mà khách hàng mong đợi.

2.6. Cho phép giám sát và quản lý cuộc họp

Phòng họp không giấy tờ đem lại nhiều tiện ích trong việc điều hành và quản lý cuộc họp, chẳng hạn như: giúp chủ tọa theo dõi danh sách người tham dự một cách dễ dàng, hỗ trợ tổng hợp ý kiến của các đại biểu trong suốt quá trình họp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để người tham gia truy cập nhanh chóng vào các tài liệu và nội dung liên quan.

2.7. Cung cấp đầy đủ thông tin phòng họp

Toàn bộ thông tin tổng quát về cuộc họp như thời gian tổ chức, người chủ trì, nội dung chính, tài liệu đính kèm, hình ảnh cuộc họp,… đều được trình bày rõ ràng trong giao diện phòng họp, giúp người tham gia dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin.

Như vậy, Kamnex đã đưa ra 7 lý do thuyết phục để doanh nghiệp nên áp dụng mô hình phòng họp không giấy, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng các cuộc họp.

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, cung cấp và lắp đặt giải pháp phòng họp trực tuyến chính hãng, Kamnex luôn là lựa chọn hàng đầu được nhiều tổ chức và doanh nghiệp tin tưởng. Hiện tại, chúng tôi cũng là đối tác phân phối chính thức của nhiều thương hiệu thiết bị hàng đầu thế giới như Maxhub, AVer, Cisco…

Hãy để Kamnex đồng hành cùng bạn trong việc xây dựng phòng họp không giấy hiện đại – thông minh – hiệu quả.

Liên hệ ngay:

Khám phá thêm giải pháp tại website: https://kamnex.com/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *